Hoe ziet een grondige kwaliteitscontrole eruit?

Björn van der Heijden

Handelsagent | Sourcing | Kwaliteitscontrole | Inkoopbegeleiding | Mede-Eigenaar Scale Roads

SHANGHAI – (Scale Roads BV) Producten ingekocht in China die klaar staan om verscheept te worden, maar je hebt niet het volledige vertrouwen in het eindresultaat? Een kwaliteitsinspectie, uitgevoerd door een gespecialiseerd bureau kan uitkomst bieden. Een kwaliteitscontrole in China houdt in dat producten worden gecontroleerd door een derde partij voordat ze naar Nederland worden verscheept. Inspecties worden uitgevoerd in de fabriek en de inspecteurs zien erop toe dat de producten voldoen aan de specificaties, normen en kwaliteitseisen van het Nederlandse bedrijf. Wat gebeurt er nou precies tijdens een kwaliteitscontrole door een professionele inspecteur?

onze werkwijze

Bij Scale Roads zijn onze kwaliteitscontroles gebaseerd op het AQL-framework (Acceptable Quality Limit). Deze testmethode wordt veel gebruikt en is een ideale meet-tool om producties te controleren. De uitkomst ervan bepaalt of een product order voldoet aan de specificaties van de klant. Op basis van de testgegevens van de samples, kan het AQL-framework de klant helpen een weloverwogen beslissing te nemen om de goederen te accepteren of te weigeren. Uiteraard zijn er ook nog andere factoren die dit mee beslissen, zoals het behouden van sterke zakenrelaties met leveranciers.

STAP 1: BESPREKING MET DE KLANT

Voordat onze inspecteurs op controle gaan, houden we uiteraard een gesprek met de klant. De klant geeft dan uitleg over het product en bespreekt dus de inkooporder. Wat is er besteld? Hoeveel stuks moeten er op de boot? Wanneer zijn de producten klaar voor vertrek? Tijdens dit gesprek bespreken we uitgebreid de kwaliteitspunten; de klant kan dit al reeds voorbereid hebben. Veelvoorkomende kwaliteitspunten (of aandachtspunten) zijn o.a.:

Beschadiging(en) aan producten;

Het ontbreken van producten;
Niet alle producten hebben dezelfde afmetingen;
Verpakkingen niet volgens afspraak
Kleur Verschillen
Productiefouten
Etc.

Na het initieel gesprek met de klant en het bevestigen van de opdracht, gaat de inspecteur op pad. Hij of zij neemt contact op met de leverancier en voert een grondige controle uit, volgens ons AQL-framework.

Stap 2: voorbereiding met de fabriek

De tweede stap is het kennismaken met iemand die de leiding heeft over de productie; dit is vaak een Quality Manager.

Ons team vertegenwoordigt de klant en is als het ware een culturele tussenpersoon tussen de klant en de leverancier. Door de jarenlange ervaring in China en variëteit in te controleren producten, is ons team meer dan capabel om een goede en grondige kwaliteitscontrole tot een goed einde te brengen. De inspecteurs bespreken o.a. wat er gecontroleerd zal worden, hoeveel stuks en vragen alvast naar bepaalde certificaten van de te controleren producten. De focus op het controleren van certificaten ligt hoger tijdens een fabrieksaudit, wat niet hetzelfde is als een kwaliteitscontrole. De leverancier wordt ook gevraagd zijn of haar collega’s in te lichten om de te controleren producten alvast klaar te zetten. Dit soort transparantie creëert vertrouwen tussen de klant en de leverancier.

Stap 3: de controle

Vervolgens wordt de steekproef grondig uitgevoerd: de inspecteurs controleren een deel van de goederen die gemarkeerd staan als ‘finished’ door de leverancier en klaar staan voor vertrek. Onze controleurs controleren in verschillende fases op afmetingen, gewicht, schades en shipping marks. Daarna gaan onze inspecteurs over op de praktijk inspectie. Hierbij worden de producten, afhankelijk van wat voor product het is, ondervonden aan praktijktest. Dit houdt in dat onze inspecteurs het product of in elkaar gaan zetten, met name bij meubels. Of dat het product wordt getest op basis van gebruik, bijvoorbeeld bij verwarmingsblokken. Het kan ook om simpelere dingen gaan, zoals de waterdichtheid testen van een badkuip. Allemaal simpele controlepunten die niet geïnspecteerd kunnen worden op basis van plaatjes die je krijgt vanuit een fabriek.

Stap 4: feedback

Na het afronden van de inspectie en het maken van het rapport, is het mogelijk dat er een contactmoment is tussen de koper en de leverancier. Zo bellen we onze klanten soms even op om mondeling verslag te doen (indien dit gewenst wordt). Door dit te doen, proberen wij zo snel mogelijk de initiële resultaten van ons onderzoek door te spelen aan de klant.

De inspectie wordt verder afgerond en de aanmerkingen worden meteen met de fabriek besproken om tot eventuele oplossingen te komen. Op basis van de resultaten, zal er weer met de klant worden afgesproken wat de volgende stappen zijn. Jammer genoeg komt het vaker voor dat we als controlerende partij oplossingen moeten bedenken, omdat er inderdaad defecten gevonden zijn. Hoe klein ze ook zijn.

ready to order?

Concluderend speelt een professionele inspecteur een cruciale rol bij het waarborgen van de kwaliteit van producten en het verminderen van risico’s voor Nederlandse bedrijven die importeren uit China. Door middel van grondige inspecties en nauwgezette controles kunnen potentiële problemen worden geïdentificeerd en opgelost, waardoor de klanttevredenheid en de reputatie van het bedrijf worden gewaarborgd. Aarzel niet om contact op te nemen wanneer u een bestelling vanuit het buitenland laat komen! Neem het zekere voor het onzekere.

Blijf een stap voor op de markt: Ontvang het laatste handelsnieuws direct in je inbox!

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in handel, zeevracht en importregelgeving vanuit Azië naar Europa. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en krijg een voorsprong in de competitieve wereld van internationale handel.

Diensten

Scale roads

Contact

555 Wuding Road, Jing’an District, Room 3M01, Shanghai, China

Fruinstraat 10, 2221 LL Katwijk, Nederland

Björn: +86 185 12106764 (CN)
geprefereerd nummer / +31 6 57571539 (NL)

Hans: +86 156 18136701 (CN)
geprefereerd nummer / +31 6 45247278 (NL)